超全面的物料編碼原則，劃重點(diǎn)!
發(fā)表于：2019/9/27 9:30:18??閱讀量： [關(guān)閉]
物料編碼的用途：
識別唯一性，信息溝通與交流的標(biāo)準(zhǔn)語言;
提高物料計(jì)劃、控制及倉儲收、發(fā)、存等管理效率;
快速查詢、檢索、錄入、排序、易讀，易記和易識別等輔助需求;
結(jié)合企業(yè)信息系統(tǒng)支持的水平，將過去手工編碼與現(xiàn)代化信息系統(tǒng)共享結(jié)合并做到揚(yáng)長避短，幫助用戶快速查詢、檢索、錄入，易讀，易記和易識別是我們物料編碼的基準(zhǔn)。
一、考慮物品分類需求。
根據(jù)企業(yè)物料數(shù)據(jù)級別，分別針對成品與原材料制定相應(yīng)的編碼規(guī)則，如大、中、小三級分類(具體使用幾級，每級幾位容量據(jù)企業(yè)物料特征分析)，再輔之以流水號，一般常規(guī)企業(yè)都夠用了!
Eg，以大、中、小三級分類為例，其中大類在1位數(shù)(10以內(nèi))，中、小類根據(jù)情況可又是一位或二位(100以內(nèi))，流水號5位，即支持企業(yè)最多十萬個分類，每個小類十萬的物料編碼容量，一般常規(guī)企業(yè)綽綽有余了!在應(yīng)用中，一般企業(yè)員工一周內(nèi)即可對企業(yè)分類熟記于心，當(dāng)員工在錄入或查詢時通過輸入前面幾位分類代碼，再加上一個通配符即可快速定位目標(biāo)物料;編碼原則如此設(shè)計(jì)，可以最大限度的滿足用戶查詢、快速錄入的需要。提高工作效率50%以上。
信息系統(tǒng)還有一個特點(diǎn)，就是能做到信息一次錄入，平臺與協(xié)作團(tuán)隊(duì)共享，對于企業(yè)原來在手工編碼中積累起來的編碼規(guī)范，可以加以利用，如規(guī)范物品規(guī)格、目錄冊項(xiàng)或者描述規(guī)定，并記入信息系統(tǒng)，既滿足了編碼與規(guī)則修撰的頻次與工作量，也提高工作效率。
二、應(yīng)考慮可擴(kuò)展性的需要。
編碼原則的制定應(yīng)能考慮公司5-10年內(nèi)物料的變化趨勢。并且要對不同的情況留有一定的余地。例如貼片物料的封裝，現(xiàn)在主要用的是0805，0603，可能以后會逐漸使用0402和0201的，那么在編碼原則中應(yīng)當(dāng)為這些物料留出余地。
三、多少有別，巧用“其他”分類。
在考慮到物料的分類過程中，有時候一個小類只有一個物料，甚至一個大類都只有一個物料，針對這種情況，若給其一個大類或小類編碼的話，給人一種占著茅坑不拉屎的感覺。我們在編碼時，沒有必要為這種罕見的物料進(jìn)行專門的編碼。完全可以把這些罕見、少用的材料合并在一起，用其他類來表示。
一方面，可以減輕用戶記憶的壓力，畢竟要記住這些意義不大的字符，有點(diǎn)困難;另一方面，由于其物料比較少，而且不經(jīng)常用，把他們歸為一類，不會影響用戶的查詢效果。
利用其他分類，就給人一種“化腐朽為神奇”的感覺。企業(yè)若在物料編碼時，給每個種類的物料都編一個其他的分類，則，把一些常用的零件按其正常情況分類，把罕見的材料、不經(jīng)常用到的材料和很難分類的材料，都合并到其他類中，可以減少用戶很多的工作量，并且使用效果不會受到影響，事半功倍，何樂而不為呢?
四、變動屬性不應(yīng)納入編號。
有些資料之某項(xiàng)屬性如果在未來有可能發(fā)生變動，則絕不可將該屬性納入編號中。否則，一但發(fā)生變動時，是否要修改編號將會成為十分困擾的抉擇。例如物品的規(guī)格參數(shù)，責(zé)任部門，其它如客戶所屬之責(zé)任區(qū)，業(yè)務(wù)員的所屬區(qū)域...等等皆是如此。正確的方法，應(yīng)將這些屬性另設(shè)獨(dú)立的欄位表達(dá)。
五、不要寄希望通過編碼信息反映物料的具體信息或全部信息。
我們說的物料基本信息，一般包括兩部分內(nèi)容，一是物料的種類信息，如包裝材料還是零件;另外一種是物料的具體信息，如其規(guī)格、尺寸、顏色、供應(yīng)商等等。我們在物料編碼中，要把種類信息納入其中，而對于物料的具體信息不應(yīng)該納入其中。
有些用戶，喜歡把物料的供應(yīng)商放入到編碼信息中去，如此的話，看到編碼就知道該下個哪個供應(yīng)商。這看起來是蠻方便的，但是，實(shí)際上，會產(chǎn)生其他很多的錯誤。
如當(dāng)該零件有多個供應(yīng)商時，則會需要編寫多個編碼，供應(yīng)商越多，編碼越多;其次，當(dāng)該零件多個供應(yīng)商沒有區(qū)別，每個客戶都可以使用時，則編寫B(tài)OM會遇到麻煩，不知道用哪種零件為好，雖然，可以指定一個供應(yīng)商為默認(rèn)的供應(yīng)商，其他的作為替代件來解決，但是，這也與企業(yè)實(shí)際管理有點(diǎn)差異，替代件的話，永遠(yuǎn)會只在被替代件無法滿足需求的情況下，才會考慮。而有是企業(yè)需要進(jìn)行供應(yīng)商之間的平衡，若如此編碼，ERP系統(tǒng)就無法滿足企業(yè)的需要。
可見，若把物料的具體信息放入到物料編碼信息中去，企業(yè)很可能會搬起石頭，砸自己的腳。一般情況下，只有客戶指定需要某個供應(yīng)商的零件進(jìn)行生產(chǎn)，才會考慮把這個供應(yīng)商的信息放入到編碼中去(有時候，有些客戶會出于種種原因，如企業(yè)某個供應(yīng)商是其子公司等原因，要求企業(yè)指定有某個供應(yīng)商的零件)，遇到這種情況，企業(yè)為了管理上的準(zhǔn)確問題，可以把這些材料分離出來編一個新的料號，而不是將供應(yīng)商信息編到物料編碼規(guī)則中。所以不要嘗試把供應(yīng)商信息納入到物料的編碼規(guī)則中去。
物料的其他信息，如顏色、規(guī)格等，也如同上面的例子，一般也是不納入物料編碼的規(guī)則為好。
六、能用數(shù)定的不用字母，能用字母的不用漢字。
打中文速度快，還是打英文速度快?當(dāng)然是英文速度快。
打中文準(zhǔn)確率高，還是打英文準(zhǔn)確率高?當(dāng)然是打英文準(zhǔn)確率高。
中英文混輸快，還是光輸入英文或者中文速度快，并且準(zhǔn)確呢?當(dāng)然是后者快而準(zhǔn)確。
較之?dāng)?shù)字小鍵盤，數(shù)字在速度和準(zhǔn)確率方面又更勝一疇
既然如此，我們?yōu)槭裁匆诰幋a中，加入幾個中文漢字呢?
有些企業(yè)由于用戶的文化水平普遍不高，平時不怎么接觸英文，所以，在物料編碼時，他們希望通過利用中文來進(jìn)行表示。這在實(shí)際工作中，非常的不方便。
查詢時我們要求的就是快而準(zhǔn)確，若我們在輸入編碼時，非常的費(fèi)時，而且容易出錯，那我們要物料編碼還有什么意義呢 ?
七、在編碼信息中，避免使用特殊符號。
編碼中盡可能不用-、#、*等這些無意義的符號(只是為了區(qū)分編碼的段，而沒有任何含義)，因?yàn)檫@些符號不便于電腦輸入，而且會使編碼太長;如果使用字母和數(shù)字混和編碼時，應(yīng)避免使用字母O、I、Z等字母，以免書寫時與0、1、2相混淆;
八、長短應(yīng)適中。
物料編碼不應(yīng)該太長，若太長的話，一方面是不容易記憶，要用戶記住一長串沒有互相沒有聯(lián)系的字符，是一件痛苦的事情，我們千萬不要把痛苦強(qiáng)加在用戶身上，不然，到最后，他會加倍的還給他們。另一方面，進(jìn)行輸入查詢也比較麻煩。
一般情況下，我們建議，編碼長度最好不要超過12位，若像身份證這樣18位的話，輸起來夠讓人頭疼的。 那如何能夠使得長度不超過12位呢?用戶可以從如下幾個方面考慮：
1、在物料編碼中，編碼時，不要想把全部信息都納入其中。在上篇文章中，筆者也強(qiáng)調(diào)過，在編碼時，只要考慮物料的大中小類即可，如此的話，12位已經(jīng)足夠使用;若把物料的顏色、尺寸、供應(yīng)商等信息都包括進(jìn)去的話，20位都不夠。
2、在物料編碼時，每一為都要仔細(xì)考慮，這時候不要怕被別人說小雞肚腸。在滿足擴(kuò)展性要求的基礎(chǔ)上，位數(shù)越少越好，能夠7位解決的，就不要用8位。別看只差一位數(shù)字，要知道物料編碼在ERP各個功能中都要用到。根據(jù)有人統(tǒng)計(jì)，一個采購員用戶在修改采購單、庫存查詢、對帳等操作時，平均每天需要用到的物料編碼都是數(shù)以百計(jì)的，有的更達(dá)到千次的使用率，若這么累積下來，看看一天要多輸多少字符，若每個編碼都節(jié)省一個字符的話，一個月下來，可以節(jié)省多少時間。
3、可以為不同種類的物料設(shè)置不同的編碼長度。企業(yè)在設(shè)置物料編碼規(guī)則時，可以為不同的物料設(shè)置不同的長度，沒有必要為了統(tǒng)一而把一些無用的編碼加入其中。如企業(yè)某種物料的編碼至少要11碼，而有的物料只需要9碼，則為了追求統(tǒng)一，把這種物料的編碼加入兩位沒用的編碼，而達(dá)到11碼時，是沒有必要的。
4、同類產(chǎn)品編碼務(wù)求統(tǒng)一。對于同一種產(chǎn)品的編碼，長度最好一致，這主要是出現(xiàn)在流水碼的問題上。如把01簡寫成1等，這些做法不是很合適。因?yàn)槿糸L度一致的話，可以一目了然的發(fā)現(xiàn)一些簡單的錯誤，如漏寫一碼等明顯錯誤。
九、應(yīng)有防錯功能。
各位對于身份證號碼應(yīng)該都比較熟悉，如身份證號碼339005197805051818，18位為效驗(yàn)位(識別碼)，通過復(fù)雜公式算出，普遍采用計(jì)算機(jī)自動生成。所以，在編碼時，最好也能夠具有自動防錯功能。
1、能夠根據(jù)類別等信息，自動判斷物料編碼的生成是否符合規(guī)則。這一般都是根據(jù)系統(tǒng)的功能加以區(qū)分。如把一材料分為零件、鋼制品、螺絲大中小三類，分別為L、G、L代表，則人工輸入編碼后，系統(tǒng)就會幫助用戶判斷該材料的大中小類別分別是什么，提醒用戶輸入是否準(zhǔn)確。
2、另外一種方法，就是根據(jù)身份證一樣，只要用戶按照前面的信息輸入相關(guān)的內(nèi)容，ERP系統(tǒng)就會根據(jù)某種算法，生成一個校驗(yàn)碼，并依附在原由的編碼后面，以保證物料編碼的準(zhǔn)確性。
ERP系統(tǒng)為什么要提供這個功能來保證物料編碼的準(zhǔn)確性呢?為什么其他的內(nèi)容沒有這個功能呢?其實(shí)很簡單，因?yàn)樗麄兌忌羁塘私馕锪暇幋a準(zhǔn)確性，對于ERP系統(tǒng)來說，是多么的重要。
十、應(yīng)容易記憶。
物料編碼是用來做什么的?是用來幫助用戶快速的查找物料的，若用戶不知道該編碼代表什么產(chǎn)品、代表哪類產(chǎn)品，那物料編碼也就失去了其意義。
所以，物料編碼在編寫時，要考慮其如何才能快速被用戶了解并被他們接受。
利用英文字母或者拼音字母結(jié)合阿拉伯?dāng)?shù)字使用，即方便記憶、理解，輸入又比較方便。
十一、對于原先的編碼，若發(fā)現(xiàn)問題時，要堅(jiān)決拋棄。
在企業(yè)上ERP系統(tǒng)前，或多或少都有了自己的編碼體制。但是，這些編碼體制很多都是不符合信息化系統(tǒng)的要求的，或者說，不符合編碼的原則。如對于同一種物料，不同的供應(yīng)商就按不同的編碼來管理;物料全部按流水號進(jìn)行編寫，沒有分類，連最基本的原材料跟成品都沒有區(qū)分，難以記憶;而因?yàn)闆]有通過信息化軟件進(jìn)行管理，導(dǎo)致的問題就是無法保證現(xiàn)有的物料編碼都是準(zhǔn)確的，如一物二碼、二物一碼的情況都存在，為此，企業(yè)要特別注意，即使企業(yè)已經(jīng)擁有編碼體系，對物料編碼也要進(jìn)行一一梳理，一一核對其準(zhǔn)確性。這么做，雖然比較花時間，但是，確是比較值得的。
更糟糕的是，在ERP實(shí)施時，他們不聽顧問的建議，對物料進(jìn)行重新編碼;而認(rèn)為重新編碼要花費(fèi)太多的時間跟精力，沒有人愿意做這件事情，寧可讓這些錯誤存在，也不愿意花力氣去重新整理。
當(dāng)這套編碼原封不動的用到ERP系統(tǒng)中后，結(jié)果就可以遇見了。最后沒辦法，只好全部返工，重新修改了編碼原則，并按新的編碼原則對物料進(jìn)行編碼。
十二、兼容性。
建立本公司的物料編碼與主要客戶、重要供應(yīng)商的編碼的對照關(guān)系，可以自由查詢、對照;為EDI及供應(yīng)鏈協(xié)同建立橋梁。
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